המלצות חשובות להזמנת מערכת ניהול מחסן WMS

מטרות ויעדים – יש לנסח מלכתחילה, באופן ברור ומדיד,  את המטרות והיעדים של הטמעת התוכנה ולסכמם במסמך אפיון מפורט לצרכי רכש. לבחון אילו תהליכים המבוצעים כיום ואילו תהליכים חדשים נדרש יהיה לבצע בעזרת התוכנה החדשה. יש לבחון את הפרודוקטיביות במחסן כיום ולקבוע מראש יעדים לפרודוקטיביות המתוכננת עם התוכנה, כמובן שבמונחי שורות ליקוט\פעילות לעובד לשעה. יש לבחון מראש את החיסכון הצפוי מהכנסת התוכנה בכל סגמנט של פעילות. גם לוחות הזמנים יכללו במטרות של הפרויקט.
טכנולוגיות - לבחון מראש באילו טכנולוגיות הארגון עומד להשתמש ולהשוות את יכולות תוכנת ה-WMS להתמודד עם טכנולוגיות אלו בטווח המידי ובעתיד. ניהול ההטמעה - בשעת טייס חדר ישיבות, לוודא שהקונה תמיד שולט בסדר היום. לספק הספק שלך באמצעות הדגמת תסריט ועם הנתונים של חברה שלך. להסריט את הדמו ולרשום הערות בחריצות, זה עשויה להיות נחוץ מאוחר יותר כראיה אם הפרויקט מגמגם. לא לפחד לשאול יותר מדי שאלות, ולא להניח שום דבר.
תוכנת מדף – לא לקנות תוכנת מדף, אין מרלו"ג\מחסן אחד הדומה לשני. בכל רכישת תוכנת WMS, יש לבצע התאמות קריטיות הקשורות עם דרך ניהול העסק שלך.
ייעוץ בלתי תלוי – מומלץ מאד להתקשר עם חברת ייעוץ בלתי תלויה שתלווה את תהליכי הרכש וההטמעה ותביא מניסיונה לקבלת החלטות נכונות לעסק שלך ולהקטין סיכונים.(למען הגילוי הנאות – חברת AGS הינה חברת ייעוץ בתחומי התוכנות הלוגיסטיות).
דרישות פונקציונאליות וטכנולוגיות – יש להכין מראש את רשימת הדרישות הפונקציונאליות מן המערכת, כבר בשלב אפיון הרכש ולקבל תשובות ברורות בכתב מספקי התוכנה לגבי הפונקציונאליות של התוכנה אותה הם מציעים.
בחינה של אופן השימוש בתוכנה – בדוק את סוג המסופונים ואת יכולת השינוי בתהליכים המוצגים במסופון. בדוק האם נדרש "בייביסיטר" למערכת ולתהליכים, או שהם מתבצעים באופן אוטומטי (כגון קליטת נתונים מה ERP, יצירת גלים אוטומטיים לפיזור, ריענון המלאי וליקוט). בחן לעומק את המסכים שמנהלי המרלו"ג צריכים להשתמש בהם, כמה פעמים הם צריכים להקיש אנטר או לחפש נתונים קדימה ואחורה בין מסכים. האם ניתן לעבור במהירות בין מסכים על ידי תפריטים מהירים או על ידי "דריל דאון\אפ" במסכים השונים.
הצגת התוכנה בשלב המכירה ו\או ההטמעה – אל תאפשר הצגה בוורסיה שונה מהוורסיה שתותקן אצלך. אל תאפשר הצגה בשפה שונה מהשפה שתפעל אצלך! אל תאפשר לספק התוכנה לא לענות על השאלות שלך.
דמו לתוכנה – יש לבצע DEMO עם נתונים אמתיים של חברתך, שהוכנו מראש והועברו בעוד מועד לספק, כולל בחינת כל התהליכים של Inbound-Stock-Outbound, כולל הפקת דו"חות ברמות השונות, לוחות מכוונים (Dashboards) ודוחות מדדי ביצוע (KPI). יש לשקול לתקצב את העבודה של הספק להכנה והצגה של ה-דמו. זהו תהליך בדיקה חשוב מאד המקטין סיכונים בהמשך.
הדרכות עובדים – יש להקצות זמן להדרכת העובדים בביצוע התהליכים. הדרכת העובדים תהא לפני התחלת העבודה עם התוכנה והשלמת ההדרכה הינה אבן דרך חשובה לאישור העלייה לאוויר.
ביצוע טסטים – קבע מראש ופרסם במסגרת האפיון את הטסטים שיבוצעו לתוכנה ואת התבחין האם מוכנים לעלות לאוויר או לעדיין לא.
עבודה ב System-Directed - יש לאפיין נכון את התהליכים ולא לאפשר לעובדים לעבוד עם התוכנה כפי שהם רוצים.
לסיכום, תוכנת WMS הינה תוכנה לוגיסטית החשובה מאד לארגונים המבצעים לוגיסטיקה בהיקפים בינוניים וגדולים. הניסיון מלמד שישנם כשלים לא מעטים בהטמעת תוכנות לוגיסטיות בעולם. אסור לבצע טעויות שמשלמים עליהם ביוקר. רצוי ללמוד היטב מטעויות וניסיונם של אחרים.
*הכותב הינו יצחק דנה, מנכ"ל חברת הייעוץ והתכנון הלוגיסטית A.G.S.