כתבות כללי
ASN - הודעה על משלוח צפוי
השימוש במונח ASN - Advance Ship Notice, הינו בעל משמעות רבה בניהול שרשרת האספקה
הגלובלית ומיושם כ"best
practices"
בתהליכים לוגיסטיים בשרשראות האספקה המקומיות. ה-ASN היה בפוץ בעבר בעיקר בלוגיסטיקה המושתתת על תהליכים עסקיים של B2B, אולם בימים אלו השימוש מתרחב גם לקשר שבין ספק לצרכן בייחוד
באספקת מוצרים הנקנים באמצעות האינטרנט (on-line shopping) כאשר הצרכן מקבל הודעה באימייל מהמוכר על סטטוס המכירה, ועוד הודעה
נפרדת מחברת ההפצה (כגון UPS, DHL
או FedEx) לגבי הנתונים של המשלוח ומועד האספקה הצפוי.
ה-ASN במהותו הינו מידע מראש על משלוח הצפוי להגיע, הכולל נתונים מזהים על הספק, הזמנת הרכש, אמצעי השילוח וההובלה, סוג כמות ואיכות האריזה ופרוט המוצרים שנשלחו. ה-ASN מועבר בצורה אלקטרונית (EDI 856), במייל, בפקס או באמצעות דוקומנטים המועברים מראש בשיטות אחרות. ה-ASN מאפשר לשולח ולמקבל של הסחורה לעבוד בשפה מוסכמת ומשותפת. שימוש בסימון וזיהוי מסוג מדבקת ברקוד או RFID המוצמדים למשטח או למארז/לחבילה הופכים כיום לבעלי משמעות רבה בתהליכים הלוגיסטיים בשרשרת האספקה ומשפיעים בעיקר על עלויות. דיוק, אמינות המלאי וגמישות רבה בתהליכים הלוגיסטיים. קבלת ה-ASN לפני קבלת הסחורה וקליטת הנתונים במערכות המידע של המקבל ב ERP ו/או ב WMS מאפשרים למקבל:
1. לתזמן את הגעת המשלוח למחסן בהתאם לעומסי העבודה באזורי הקבלה ובהתאם לדחיפות הנחוצה להשלמת הזמנות מכירה ללקוחות.
2. לבדוק בצורה אוטומטית ומהירה ע"י סקנרים את המשלוח המתקבל ולזהות באופן מוחלט את הסחורה שהגיעה זה עתה, כולל טיפול מראש בפריטים שאינם פתוחים במערכות המידע.
3. להבחין מיידית בהפרשים בין הכמות שהתקבלה לבין הכמות שנרשמה במסמכי המשלוח. – מחקרים מראים שאחוז גבוה מהפרשים המתגלים בספירות השנתיות, נובעים מהפרשים שלא אותרו כיאות בזמן הקבלה. בחברות שאינן מבצעות תהליכי קבלה באמצעות WMS, מהווים מסמכי המשלוח אסמכתא לקליטת תנועות מלאי הקבלה ומכאן שהעדכון הינו שגוי.
4. להוציא הודעה מיידית על ההפרש שהתגלה ושליחת הודעה באימייל או בכל דרך אלקטרונית אחרת, המאפשרת לגורמי הניהול בשרשרת האספקה ו/או לבעלי הסחורה להחליט מה לעשות עם אי ההתאמה בכמויות והכל ב"זמן אמת".
5. לתכנן מראש תהליכי "Cross Docking" של הסחורה המיועדת להגעתה והשוואתה לעומת הזמנות המכירה המחכות לליקוט והפצה. תכנון מראש שכזה מאפשר למנוע צווארי בקבוק ועבודה כפולה, ומזהה מיידית את הסחורה הקיימת שלגביה אין צורך להפעיל תהליכי "Put-Away".
6. תכנון מראש של תהליכי "Put-Away" הכוללים פיזור ואחסון הסחורה במקומות המיטביים במחסני החברה, תוך שימוש מושכל במשאבי כ"א ואמצעים מתאימים לניטול הסחורה.
7. פינוי מהיר של הרמפות ואזורי הקבלה שבהם בד"כ נערמת סחורה רבה שמתקבלת או יוצאת. הפינוי המהיר מהווה לעיתים נתיב קריטי בתפעול מחסנים.
8. להפחית דרמטית את עלויות הקבלה - במחקרים שונים גילו הפחתה של כ 40 אחוז מעלויות הקבלה והקליטה של הסחורה בעיקר בעלויות זמן של כ"א ואמצעים העוסקים בקבלת הסחורות.
כיום השימוש ב-ASN הינו קריטי במחסני חברות ה-3PL שכן הן סובלות מהפרשים הנוצרים בספירות המלאי, מעומס עבודה ניכר, מרמפות צפופות ועמוסות ונדרשים כל הזמן לבצע תהליכי שיפור והתייעלות לוגיסטית.
מהי רמת הפרוט הנדרשת ממסמכי ה-ASN?
בעבר הסתפקו במידע כללי על יציאת המשלוח הקשור עם הזמנה מסוימת. במשך השנים נוספו גם הכמויות שהועמסו/נשלחו לגבי כל סוג של פריט. ASN מודרני מפרט את סוגי כמויות המשטחים, כמויות אריזות הביניים וכמות היחידות ע"פ שיטות האריזה השונות הכלולות במשלוח הספציפי. ה-ASN המפורט תורם רבות ליכולת ניהול ולעשיית חשבון נכונה של פעילות מסוג זה. להלן ה-Best Practices בנושא ניהול מערכות המידע ופעילות הלוגיסטית באמצעות ASN:
°צור הוראות כתובות ומוסכמות לכל המשתתפים בתהליכי המשלוח והקבלה בנושא אפיון והנתונים הנדרשים לקבל.
°כל הסחורה תעבור רק דרך איזור הקבלה ללא קיצורי דרך.
°לא לאפשר התחברות של כלי רכב המביאים סחורה למחסן לפני שנבדק שהמשלוח כולל ASN או שהוא נוצר במחסן הקבלה, בעת הגעת הסחורה ולפני פריקתה.
°הקצה כ"א מיומן ונפרד לטיפול בכל נושאי הקבלה והקפד שלא יהייה להם קשר עם ליקוט והוצאת הסחורה.
°רק מורשים יוכלו להיות נוכחים באזור הקבלה שבה נמצאת סחורה שטרם נרשמה במערכות המידע.
°הסמך ספקים בנושא משלוח ותיעוד נכון.
°קבע פורמטים מוסכמים לסוגי ברקוד RFID. רצוי להשתמש ב UCC-128 barcodes.
°הפעל מערכות העברת מידע אלקטרוני EDI לגבי Advance Ship Notice - EDI 856, Shipment Status Message- EDI 214.
°הפק מדבקות קבלה המזהות את נתוני המשלוח והצמד אותם לסחורה.
°קבע נוהלי פעולה ודיווח במקרים של אי התאמה בין הדוקומנטים במשלוח / ASN לבין הכמות שהתקבלה בפועל.
כיום, ישנן מערכות מידע WMS מתקדמות המאפשרות לספקים המורשים להתחבר לשרת ה-WMS של המקבל ולעדכן את נתוני המשלוח הצפוי, בתוך הממשק של ה-WMS. למערכות מסוג אלו שהן בד"כ Multi-Lingual ישנן יתרונות רבים בניהם: הספק עובד ישירות על מערכת המידע של המקבל ללא צורך בממשקים או בהעברת הודעות אלקטרונית, הספק יכול להפיק מדבקות ומסמכי שילוח מתוך ה WMS ולהצמידם לסחורה הנשלחת. המקבל, סורק את מדבקות הברקוד של המוצרים בתוך סביבת העבודה של החברה שלו. לסיכום – אנו מבחינים כיום בתמורות רבות בתחומי המידע הלוגיסטי הנדרש בנושא שליחה וקבלה של סחורות והכל על מנת להבטיח קבלת המוצר הנכון, במקום הנכון, בזמן הנכון, במחיר הנכון ובאיכות הנדרשת.
*הכותב הינו יצחק דנה, מנכ"ל חבר הייעוץ והתכנון הלוגיסטית A.G.S.
ה-ASN במהותו הינו מידע מראש על משלוח הצפוי להגיע, הכולל נתונים מזהים על הספק, הזמנת הרכש, אמצעי השילוח וההובלה, סוג כמות ואיכות האריזה ופרוט המוצרים שנשלחו. ה-ASN מועבר בצורה אלקטרונית (EDI 856), במייל, בפקס או באמצעות דוקומנטים המועברים מראש בשיטות אחרות. ה-ASN מאפשר לשולח ולמקבל של הסחורה לעבוד בשפה מוסכמת ומשותפת. שימוש בסימון וזיהוי מסוג מדבקת ברקוד או RFID המוצמדים למשטח או למארז/לחבילה הופכים כיום לבעלי משמעות רבה בתהליכים הלוגיסטיים בשרשרת האספקה ומשפיעים בעיקר על עלויות. דיוק, אמינות המלאי וגמישות רבה בתהליכים הלוגיסטיים. קבלת ה-ASN לפני קבלת הסחורה וקליטת הנתונים במערכות המידע של המקבל ב ERP ו/או ב WMS מאפשרים למקבל:
1. לתזמן את הגעת המשלוח למחסן בהתאם לעומסי העבודה באזורי הקבלה ובהתאם לדחיפות הנחוצה להשלמת הזמנות מכירה ללקוחות.
2. לבדוק בצורה אוטומטית ומהירה ע"י סקנרים את המשלוח המתקבל ולזהות באופן מוחלט את הסחורה שהגיעה זה עתה, כולל טיפול מראש בפריטים שאינם פתוחים במערכות המידע.
3. להבחין מיידית בהפרשים בין הכמות שהתקבלה לבין הכמות שנרשמה במסמכי המשלוח. – מחקרים מראים שאחוז גבוה מהפרשים המתגלים בספירות השנתיות, נובעים מהפרשים שלא אותרו כיאות בזמן הקבלה. בחברות שאינן מבצעות תהליכי קבלה באמצעות WMS, מהווים מסמכי המשלוח אסמכתא לקליטת תנועות מלאי הקבלה ומכאן שהעדכון הינו שגוי.
4. להוציא הודעה מיידית על ההפרש שהתגלה ושליחת הודעה באימייל או בכל דרך אלקטרונית אחרת, המאפשרת לגורמי הניהול בשרשרת האספקה ו/או לבעלי הסחורה להחליט מה לעשות עם אי ההתאמה בכמויות והכל ב"זמן אמת".
5. לתכנן מראש תהליכי "Cross Docking" של הסחורה המיועדת להגעתה והשוואתה לעומת הזמנות המכירה המחכות לליקוט והפצה. תכנון מראש שכזה מאפשר למנוע צווארי בקבוק ועבודה כפולה, ומזהה מיידית את הסחורה הקיימת שלגביה אין צורך להפעיל תהליכי "Put-Away".
6. תכנון מראש של תהליכי "Put-Away" הכוללים פיזור ואחסון הסחורה במקומות המיטביים במחסני החברה, תוך שימוש מושכל במשאבי כ"א ואמצעים מתאימים לניטול הסחורה.
7. פינוי מהיר של הרמפות ואזורי הקבלה שבהם בד"כ נערמת סחורה רבה שמתקבלת או יוצאת. הפינוי המהיר מהווה לעיתים נתיב קריטי בתפעול מחסנים.
8. להפחית דרמטית את עלויות הקבלה - במחקרים שונים גילו הפחתה של כ 40 אחוז מעלויות הקבלה והקליטה של הסחורה בעיקר בעלויות זמן של כ"א ואמצעים העוסקים בקבלת הסחורות.
כיום השימוש ב-ASN הינו קריטי במחסני חברות ה-3PL שכן הן סובלות מהפרשים הנוצרים בספירות המלאי, מעומס עבודה ניכר, מרמפות צפופות ועמוסות ונדרשים כל הזמן לבצע תהליכי שיפור והתייעלות לוגיסטית.
מהי רמת הפרוט הנדרשת ממסמכי ה-ASN?
בעבר הסתפקו במידע כללי על יציאת המשלוח הקשור עם הזמנה מסוימת. במשך השנים נוספו גם הכמויות שהועמסו/נשלחו לגבי כל סוג של פריט. ASN מודרני מפרט את סוגי כמויות המשטחים, כמויות אריזות הביניים וכמות היחידות ע"פ שיטות האריזה השונות הכלולות במשלוח הספציפי. ה-ASN המפורט תורם רבות ליכולת ניהול ולעשיית חשבון נכונה של פעילות מסוג זה. להלן ה-Best Practices בנושא ניהול מערכות המידע ופעילות הלוגיסטית באמצעות ASN:
°צור הוראות כתובות ומוסכמות לכל המשתתפים בתהליכי המשלוח והקבלה בנושא אפיון והנתונים הנדרשים לקבל.
°כל הסחורה תעבור רק דרך איזור הקבלה ללא קיצורי דרך.
°לא לאפשר התחברות של כלי רכב המביאים סחורה למחסן לפני שנבדק שהמשלוח כולל ASN או שהוא נוצר במחסן הקבלה, בעת הגעת הסחורה ולפני פריקתה.
°הקצה כ"א מיומן ונפרד לטיפול בכל נושאי הקבלה והקפד שלא יהייה להם קשר עם ליקוט והוצאת הסחורה.
°רק מורשים יוכלו להיות נוכחים באזור הקבלה שבה נמצאת סחורה שטרם נרשמה במערכות המידע.
°הסמך ספקים בנושא משלוח ותיעוד נכון.
°קבע פורמטים מוסכמים לסוגי ברקוד RFID. רצוי להשתמש ב UCC-128 barcodes.
°הפעל מערכות העברת מידע אלקטרוני EDI לגבי Advance Ship Notice - EDI 856, Shipment Status Message- EDI 214.
°הפק מדבקות קבלה המזהות את נתוני המשלוח והצמד אותם לסחורה.
°קבע נוהלי פעולה ודיווח במקרים של אי התאמה בין הדוקומנטים במשלוח / ASN לבין הכמות שהתקבלה בפועל.
כיום, ישנן מערכות מידע WMS מתקדמות המאפשרות לספקים המורשים להתחבר לשרת ה-WMS של המקבל ולעדכן את נתוני המשלוח הצפוי, בתוך הממשק של ה-WMS. למערכות מסוג אלו שהן בד"כ Multi-Lingual ישנן יתרונות רבים בניהם: הספק עובד ישירות על מערכת המידע של המקבל ללא צורך בממשקים או בהעברת הודעות אלקטרונית, הספק יכול להפיק מדבקות ומסמכי שילוח מתוך ה WMS ולהצמידם לסחורה הנשלחת. המקבל, סורק את מדבקות הברקוד של המוצרים בתוך סביבת העבודה של החברה שלו. לסיכום – אנו מבחינים כיום בתמורות רבות בתחומי המידע הלוגיסטי הנדרש בנושא שליחה וקבלה של סחורות והכל על מנת להבטיח קבלת המוצר הנכון, במקום הנכון, בזמן הנכון, במחיר הנכון ובאיכות הנדרשת.
*הכותב הינו יצחק דנה, מנכ"ל חבר הייעוץ והתכנון הלוגיסטית A.G.S.