כללי

בכתבה זו אעסוק בטעויות העיקריות המתבצעות על ידי לקוחות הרוכשים ומטמיעים מערכות WMS. הנושא הזה עולה שוב ושוב בקרב לקוחות ונובע בעיקר מחוסר הבנה בנושאים לוגיסטיים מחד, ובנושאי תוכנת ה-WMS מאידך. מהי תוכנת  WMS? נהוג להגדיר את תוכנת ה WMS (Warehouse Management System) כתוכנה לוגיסטית שייעודה לנהל לוגיסטית את מלאי המוצרים (SKU (Stock Keeping Units באיתורים, בתהליכים, בשיטות ניהול, בניהול משאבי כ"א ציוד ובניהול מאפיינים, בממשקים ובדיווחים השונים.
בהתאם לסקר שנערך לאחרונה בארה"ב בין מנהלים של מרכזים לוגיסטיים מובילים, עולה שבחירת תוכנת WMS דורשת תהליך בדיקה מקיפה מעבר לבדיקה השוואתית רגילה של מחירי רישיונות והטמעת התוכנה בלבד. הסקר מצביע על טעויות קריטיות שמבצעים ארגונים בבחירה ורכישה של תוכנת WMS, טעות קריטית שכזו עלולה לעלות כסף רב ולגרום להפסדים גדולים עבור הארגון הרוכש. יש יותר מידי נתונים סטטיסטיים מדאיגים המצביעים על כך שכ- 30% מתוך התקנות ה- WMS נכשלות ורק 42% מיושמות במסגרת התקציב שתוכנן מראש.
אז למה לקחת סיכון כזה מלכתחילה?
לצד הנתונים הסטטיסטיים המדאיגים ישנם נתונים חיוביים ביותר המעידים על הצלחות בהטמעת התוכנה הלוגיסטית, על יתרונות ניכרים לחברות שביצעו תהליכי רכישה והטמעה נכונים, אלו הביאו לשיפור רווחיות הארגון ועמידה נאותה ביעדים חדשים, כאשר ברור לכל שללא התוכנה, לא היה ניתן להשיגם. לאנשים רבים תפיסה מוטעית לגבי תפקידי ויכולות תוכנת ניהול המחסן WMS. אני שומע שאנשים חושבים שכל תוכנות ה-WMS דומות אחת לשנייה ושתפקידן העיקרי הוא לסייע בלבד ולדעת היכן הפריטים שאוחסנו. למעשה, תוכנת WMS טובה עוזרת במספר רב של מטלות בעסק. לתוכנה יכולה השפעה גדולה מאד על התנהלות העסק ותפקודו היעיל. עסק יכול לצפות לעליית ההחזר על השקעה (ROI) עם הבחירה הנכונה של טכנולוגיה, הכוללת תוכנת ניהול מלאי WMS.
הסקר הצביע על הטעויות העיקריות בחירת תוכנת WMS
טעות מספר 1 : להתמקד בשלב הרכש בהשוואת נתוני מחירי הרישיונות וההטמעה של הספקים השונים, ללא הבנה מה התוכנה הספציפית יכולה או לא יכולה לעשות לארגון וללא קביעת יעדים ומטרות לרכש. 
טעות מספר 2 : להיות מושפע באופן מרבי מאופן ביצוע ההדגמה של התוכנה בפגישת המכירה הראשונה ובייחוד מ"פיצ´רים" המושכים את העין, דוגמת יכולות מובייל וכד´, לעומת ניתוח הביצועים ההכרחיים והתועלת שניתן להפיק לארגון שלך.
טעות מספר 3 : אי ביצוע אפיון רכש מראש לתוכנה באמצעות מומחים מהארגון ויועצים מתאימים על מנת להבין מה באמת דרוש והאם התוכנה הנבחרת – אכן מתאימה לדרישות.
טעות מספר 4 : חוסר הבנה בין יכולות התוכנה הנרכשת לבין יכולות החברה המטמיעה את התוכנה ויכולותיה לבצע את ההטמעה בצורה נאותה ובלוחות הזמנים שסוכמו.
טעות מספר 5 : תוכנת WMS הינה תוכנה לוגיסטית. טעות נפוצה הינה לתת משקל רב מידי לצד ה IT ולדלג על הבנה וניתוח של התהליכים הלוגיסטיים  הנדרשים.
טעות מספר 6 : מחשבה שצוות המכירה של הספק, הנמצא אתך בקשר בשלבי המכירה, הוא זה שיבצע בפועל את ההטמעה אצלך. צריך לדאוג לראות את הלבן בעיניים של צוות ההטמעה בפועל של ספק התוכנה ולאשר אותו לאחר ראיון מקיף אתו, בדיקת הצלחת פרויקטים וחוות דעת מלקוחות אחרים לגביו, לצד בחינת התאמתו לפרויקט הנוכחי.
טעות מספר 7 : החיפזון מן השטן. לעשות הכל מהר, לדלג על שלבים, לקבוע תאריכי יעד בלתי אפשריים לפרויקט.
טעות מספר 8 : ביצוע תהליך ההטמעה ללא מחויבות ברורה של הנהלת החברה בנושאי כספים, רכש, ומכירות, מבלי להציב מנהל פרויקט בכיר מטעם הארגון שירכז את כל דרישות וביצועי הפרויקט.
טעות מספר 9 : מתן אפשרות לספק התוכנה לנהל את שלבי האפיון וההטמעה בעסק שלך. ספק התוכנה הינו חלק חשוב בתהליכי האפיון וההטמעה, אך אפיון הדרישות והתהליכים הינו באחריות הארגון שלך ולכן עליך לנהל את כל שלבי ההטמעה, כולל סקר סיכונים.
טעות מספר 10 : להימנע מביצוע סקר לקוחות המשתמשים בתוכנה כולל ביקור אצל מספר לקוחות, כאלו שהומלצו על ידי הספק וכאלו שלא. להימנע מלקיים DEMO בתנאים ובנתונים של החברה שלך.
לסיכום, תוכנת WMS הינה תוכנה לוגיסטית החשובה מאד לארגונים המבצעים לוגיסטיקה בהיקפים בינוניים וגדולים. הניסיון מלמד שישנם כשלים לא מעטים בהטמעת תוכנות לוגיסטיות בעולם. אסור לבצע טעויות שמשלמים עליהם ביוקר. רצוי ללמוד היטב מטעויות ומניסיונם של אחרים.
*הכותב הינו יצחק דנה, מנכ"ל חברת הייעוץ והתכנון הלוגיסטית A.G.S.